Naucz się organizować pracę, a osiągniesz sukces

Stosy papierów na biurku, niewystarczająca ilość czasu na obowiązki, nadgodziny, spóźnienia i zawalone terminy. Oto efekty złej organizacji pracy. Podpowiadamy, od czego zacząć, by skutecznie poprawić organizację codziennych zadań i obowiązków.

Planowanie działań to podstawa

Na początek warto zdać sobie sprawę, że dobra organizacja pracy to umiejętność, którą można nabyć i doskonalić. Pierwszym krokiem powinno być stworzenie solidnego planu działania. Najlepiej uwzględnić nawet najdrobniejsze zadania i przewidywany czas ich realizacji. Uwaga! Nie wyznaczajmy celów niemożliwych do osiągnięcia i nierealnych terminów - wprowadzi to tylko niepotrzebny stres.

Następnie ustalamy priorytety, czyli wyodrębniamy sprawy, które powinny zostać wykonane w pierwszej kolejności. W tym celu można zastosować kolorowe markery, gdzie np. czerwony to sprawy pilne, żółty - ważne, zaś zielony - do załatwienia w najbliższym czasie. Harmonogram pracy warto aktualizować jak najczęściej i zaglądać do niego przynajmniej kilka razy dziennie. Tym bardziej, że uczucie zakończenia zadania z sukcesem i wykreślenia go z listy wpłynie motywująco na dalszą pracę.

Zadbaj o porządek w biurze

Chaos na biurku to chaos w głowie. Stosy dokumentów, umów i faktur, karteczki z numerami telefonów, zużyte bilety autobusowe, kable i niepotrzebna elektronika - wszystko to nie tylko fizycznie przeszkadza, ale także dekoncentruje i utrudnia skupienie się na pracy.

Numery z karteczek wprowadzamy do telefonu, ważne sprawy przepisujemy do harmonogramu zadań, niepotrzebne świstki, stare gazety i śmieci lądują w koszu, zaś na resztę wydzielamy stałe miejsce. Kluczowa jest segregacja - utrzymywanie porządku ułatwią akcesoria biurowe, o które możemy poprosić szefa. Jednorazowe sprzątanie nic nie da - od tego momentu należy nauczyć się regularnie odkładać rzeczy na swoje miejsce.

Narzędzia i aplikacje ułatwiające organizację pracy

Możemy z nich skorzystać zarówno na komputerze, jak i tablecie czy smartfonie z Androidem. Warto zaprzyjaźnić się szczególnie z: aplikacjami służącymi do ustawiania przypomnień i tworzenia list zadań (mogą uzupełniać harmonogram pracy), edytorami notatek (umożliwią katalogowanie zapisków, dzięki nim oszczędzimy miejsce na biurku), aplikacjami pozwalającymi zapisać artykuły na później (pomogą opanować chaos z linkami wklejanymi do plików tekstowych lub zakładkami w przeglądarce) oraz tzw. chmurami lub aplikacjami do natychmiastowego przesyłania plików między komputerami, tabletami i smartfonami (możemy w nich przechowywać ważne dane i dzielić się plikami online).

Miłośnicy tradycyjnych rozwiązań powinni postawić na papierowy kalendarz. Sprawdzi się miesięczny (np. w formie plakatu lub biurkowy - można go dowolnie ozdabiać, a ważne daty odznaczać w kreatywny sposób, np. rysunkami czy naklejkami) lub książkowy, w którym dodatkowo znajdziemy zwykle miejsce na spis telefonów i adresów, harmonogram dnia oraz notatki na każdy tydzień. (źródło: http://www.polishdruk.pl/)